Neue Version
Die E-Rechnung unterliegt einem ständigen Wandel und damit auch permanenten Erweiterungen. In vielen Fällen kann die ERP-Software einfach mitziehen, wenn die Funktionen so aufgebaut sind, dass eine Änderung auf Datenbankebene nicht notwendig ist. Es gibt jedoch auch Änderungen, die zusätzliche Informationen erfordern, die bisher gar nicht vorhanden waren.
Bisher entwickelte sich der Funktionsumfang der E-Rechnung eher in Richtung „Funktionsabbau“. Man hat aber wohl gemerkt, dass die Wirtschaft mehr Kreativität besitzt, als sich die Beamten der Umsetzungskommission vorstellen konnten. Daher werden schrittweise Erweiterungen hinzugefügt.
Als ERP-Hersteller sind wir natürlich auf dem Laufenden und setzen die Anforderungen entsprechend um. Um mit unserer neuen Version 14 nicht auf die Nase zu fallen und auf das vorbereitet zu sein, was künftig neu hinzukommt, sind wir auch wieder auf den ZUGFeRD-Entwicklertagen am 15.10. in Bielefeld präsent. Dort sind die Experten unter sich und diskutieren die besten Umsetzungsmöglichkeiten sowie die Punkte, die noch zu erwarten sind.
Was bedeutet das für den Anwender?
Der Anwender möchte einfach nur auf den Knopf drücken und die E-Rechnung, egal in welchem Format, versenden. Damit das reibungslos funktioniert, muss das Grundgerüst jedoch aktuell sein. Das heißt: Die Software muss auf dem neuesten Stand sein. Wir stellen in regelmäßigen Abständen Service-Packs zur Verfügung, die notwendige Änderungen enthalten. Auch die Anpassung des Viewers ist notwendig, da hier die Daten gegengeprüft werden.
Es gibt von einigen Firmen Anforderungen, die im Grunde nichts mit der E-Rechnung zu tun haben. So werden z. B. besondere Informationen, wie etwa Vertragsnummern, in Feldern erwartet, die dafür ursprünglich gar nicht vorgesehen waren. Für uns ist das kein großes Problem. Wir können adressspezifisch Felder befüllen, sofern es sich nicht um Pflichtangaben handelt, die an besondere Kriterien geknüpft sind. Somit ist es auch möglich, z. B. bei bestimmten Adresstypen spezielle Felder in die E-Rechnung einfließen zu lassen.
Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2027
Ab dem 01.01.2027 muss im B2B-Bereich verpflichtend eine E-Rechnung ausgestellt werden. Wer E-Rechnungen rechtzeitig in den Workflow eingebunden hat, ist auf der sicheren Seite. Erst recht, wenn die Funktion bereits ihren Stresstest durchlaufen hat.
Was passiert, wenn keine korrekte E-Rechnung vorliegt? Der Vorsteuerabzug wird verwehrt. Das kann sehr teuer werden. Noch schlimmer ist – und das haben die wenigsten auf dem Schirm -, dass die Ausgaben auch als Betriebsausgaben ausgeschlossen werden können. Dann wird es richtig teuer und kann sogar existenzbedrohend enden.
