Im laufenden Support Alltag kommt es immer wieder vor, dass Rückfragen zu einer E-Rechnung gestellt werden. Das ist auch nicht verwerflich. Solche Rechnungen können schon teilweise recht komplex daherkommen.
Erstaunlich ist aber immer wieder, das auch PDF übermittelt werden, die gar keine Inhalte von ZUGFeRD enthalten, weil diese einfach als „normales“ PDF erstellt worden sind. Im ersten Moment sehen die PDF Dateien auch identisch aus. Das in der ZUGFeRD eine xml-Datei eingelagert ist, ist für den Anwender nicht immer direkt zu erkennen.
Hier aber mal ein paar Hinweise, wo die Unterschiede liegen und sichtbar zu machen sind:
Büroklammer-Symbol: Wird das PDF mit einem PDF Reader (z.B. Adobe Acrobat Reader) geöffnet ist in der Seitenleiste meistens eine Büroklammer zu finden. Diese weist auf Anhänge im Dokument hin. Dort ist die eingebettete XML-Datei zu finden. Oft mit dem Namen „zugferd-invoice.xml“. Ist diese Datei vorhanden, handelt es sich um eine ZUGFeRD Rechnung. Aber Achtung, auch andere Anhänge können beigefügt sein, die nichts mit ZUGFeRD zu tun haben.
Visueller Hinweis: Als Absender der Rechnung wird oft auch der Hinweis gedruckt, das es sich hier um eine ZUGFeRD Rechnung handelt. (Das können wir im übrigen auch über eine kleine Anpassung im Report oder automatisiert im Fussbereich der Belegs erzeugen. Fragen Sie uns, wenn gewünscht) Aber Achtung, der alleinige Hinweis reicht natürlich nicht. Die Rechnung muss trotzdem, z.B. über unseren Viewer, auf Korrektheit geprüft werden.
PDF mit zusätzlicher Datei: Das PDF ist dann meistens kein ZUGFeRD, sondern nur ein reines PDF. Die beiden oben genannten Punkte treffen also nicht zu. Die zusätzliche Datei enthält dann die Informationen in Form der X-Rechnung, während das PDF ein PDF ist. Meisten wird diese von Behörden, aber auch von großen Konzernen angefordert. Auch diese Datei ist im Viewer zu prüfen.
MiCLAS.X kann beide Formen erstellen, die X-Rechnung als auch die ZUGFeRD, das ist nur eine Einstellung in der jeweiligen Adresse des Rechnungsempfängers. Der von uns zur Verfügung gestellte Viewer kann auch beide prüfen und auch weitere Informationen zum Beleg auswerten. Hierzu können z.B. eingebettete Lieferscheine oder ähnliches gehören.
Was mache ich bei besonderen Anforderungen vom Kunden?
Spielen im Rechnungsprozess z.B. Factoring Banken mit, so möchten diese natürlich auch Ihre Verwaltungsinformationen auf dem Beleg sehen, bzw. in der XML Datei abgebildet haben. Diese Infos werden meistens in der Adresse des Auftraggebers gespeichert und aus der Vergangenheit resultierend, als es noch gar keine ZUGFeRD gab, in Individualfeldern oder sonstigen Feldern der Datenbank abgelegt.
In solchen Fällen besteht Handlungsbedarf bei der Erstellung der Rechnung. Wir können beim Ausführen Aktionen auslösen (Trigger) die diese Infos in die geforderten Felder der XML schreiben. Hier ist eine Abstimmung mit dem Empfänger notwendig, da der Aufbau der E-Rechnung viele unterschiedliche Felder und Möglichkeiten bietet und genau geklärt werden muss, wo er denn diese Infos haben möchte.
Wir unterstützen bei der Automatisierung gerne. Sprechen Sie uns einfach an.
